Organisasi merupakan sekumpulan orang yang bekerja sama secara terstruktur untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi memiliki peran penting untuk mengkoordinasikan satu sama lain untuk mencapai hasil yang diharapkan. Disinilah peran sistem informasi menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan sebuah organisasi. Sistem informasi tidak hanya mendukung kegiatan operasional sehari – hari, tetapi juga berperan sebagai pengambilan keputusan strategis dan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjang.
Sistem informasi tidak hanya ditetapkan pada sebuah organisasi skala besar, tetapi sistem informasi juga dapat menjadi bagian penting bagi organisasi skala kecil hingga menengah untuk membantu mempertahankan organisasi tersebut. Dalam lingkungan organisasi yang kompetitif saat ini, memiliki sistem informasi adalah sebuah keharusan untuk menjaga kelancaran operasional, menigkatkan operasional dan merespon kebutuhan dengan cepat. Tanpa adanya sitem informasi yang memadai, akan mengakibatkan kesulitan untuk mengelola operasional organisasi, sehingga akan terjadi kalah daya saing oleh organisasi lainnya.
Berikut merupakan fungsi menetapkan sistem informasi dalam organisasi:
- Meningkatkan Efisiensi operasional
Sistem informasi dapat mengola organisasi untuk lebih meningkatkan proses bisnis lebih otomatisasi dari sebelumnya yang dilakukan secara manual. Dengan adanya sistem informasi, organisasi dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi saat dilakukan secara manual, misalnya seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang memungkinkan integrasi berbagai bisnis, seperti akuntansi, inventaris, dan manajemen sumber daya manusia dalam satu platform.
- Pengambilan keputusan yang lebih baik
Pengambilan keputusan dalam organisasi tidak boleh dilakukan sembarangan, apalagi pengambilan untuk kepentingan bisnis. Hal ini akan sangat beresiko dalam suatu organisasi dan dapat menyebabkan kerugian yang besar. Dalam hal ini sistem informasi dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang tepat. Sistem informasi dapat mengumpulkan dan menganalisis data secara real time pada organisasi. Hal tersebut membuat seorang pemimpin organisasi membuat keputusan secara akurat berdasarkan data terkini. Data yang diperoleh ini juga dapat membantu organisasi memprediksi perubahan kedepan yang lebih responsif.
- Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi
Sistem informasi mendukung komunikasi yang lebih efisien antar seorang atau departemen yang ada didalam organisasi. Dengan adanya sistem informasi, anggota dapat dengan mudah berbagi data dan informasi melalui platform terpadu. Kolaborasi yang efektif akan mengurangi kesalahan antar departemen dan mempermudah penyelesaian proyek kerjasama. Komunikasi yang baik akan meningkatkan kepuasan antar anggota dan memperkuat budaya yang produktif.
- Memperkuat manajemen data dan keamanan informasi
Data merupakan aset yang penting bagi organisasi. Kehilangan atau kebocoran data sedikit saja akan sangat berdampak besar bagi organisasi. Sistem infromasi digunakan untuk membantu dalam mengelola data dengan aman. Dengan adanya sistem informasi, organisasi dapat menyimpan data dengan terstruktur dan aman dalam basis data yang terintegrasi. Selain itu sistem informasi dapat menyediakan fitur keamanan, seperti enkripsi data dan memiliki kontrol akses terhadap organisasi untuk melindungi data serangan siber. Dengan sistem data yang baik dan pengolahan data secara benar, maka organisasi dapat menimimalkan risiko kehilangan atau pencurian data yang dapat merugikan.
- Memberi inovasi dan pengembangan produk
Inovasi merupakan kunci keberhasilan dalam organisasi untuk mempertahankan daya saing. Sistem informasi dibutuhkan untuk mendukung inovasi dengan menyediakan akses cepat ke informasi dan data yang dibutuhkan oleh tim pengembangan. Data dari sistem infromasi memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi peluang baru, mengevaluasi, dan mengembangkan produk untuk menjadi lebih baik. Sistem informasi dapat membuat organisasi terus menciptakan inovasi yang menarik dan menyesuaikan produk atau layanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Sistem informasi memberikan efek yang signifikan dalam organisasi dengan membantu meningkatkan efisiensi, pengambilan keputusan secara tepat, meningkatkan kolaborasi, serta menciptakan peluang berupa inovasi baru. Dengan adanya sistem informasi, organisasi dapat mengoptimalkan operasional serta meningkatkan layanan konsumen. Oleh karena itu, sistem informasi bukan hanya sekedar mengoptimalkan kebutuhan, tetapi juga membuat langkah strategis baru untuk mencapai keberhasilan jangka panjang.
